In het gegevensdelingsproces worden de registratiekosten gedeeld tussen de leidende registrant en de mederegistranten. Om een eerlijke verdeling van de informatievereisten te waarborgen, worden de berekeningen uitgevoerd op basis van de tonnagebanden van de leden en de lead. Wanneer een lid een Letter of Access verkrijgt, wordt diens proces afgerond. Aangezien het aantal leden voor de geregistreerde stof echter kan veranderen, wordt de kostprijs per lid opnieuw berekend. Een nieuw lid dat later een Letter of Access verkrijgt, betaalt een lager bedrag dan de leden die eerder hebben betaald. Daardoor moet aan de eerdere leden een terugbetaling worden gedaan, zodat de registratiekosten eerlijk worden verdeeld onder alle leden.

Samenvatting van het terugbetalingssysteem

Waarom is het terugbetalingssysteem belangrijk?

  • Het terugbetalingssysteem is een van de belangrijkste elementen om naleving van de beginselen van billijkheid en non-discriminatie in de regelgeving te waarborgen.
  • Dankzij het terugbetalingssysteem draagt ieder lid de registratiekosten op een eerlijke wijze bij, in overeenstemming met zijn tonnageband.
  • Het systeem zorgt voor een niet-discriminerende kostenverdeling tussen alle mederegistranten.
  • Het beschermt de rechten van alle leden van de gezamenlijke registratie, inclusief de lead.

Waarom is het terugbetalingssysteem complex en moeilijk?

  • Wanneer een lid zijn proces voltooit en de Letter of Access verkrijgt, moet de actuele vergoeding opnieuw worden berekend.
  • Bij het uitvoeren van terugbetalingen moeten het bedrag, de status en het bewijs van uitvoering nauwkeurig worden gevolgd.
  • Met elke nieuwe mederegistrant die zijn proces voltooit, kunnen de bijgewerkte kosten en terugbetalingen verwarring veroorzaken tijdens de berekeningsfase.
  • Het opvolgen van documenten en facturen wordt behoorlijk uitdagend.
  • Wanneer automatische processen ontbreken, wordt het berekenen en bijhouden van terugbetalingen moeilijk en tijdrovend, vooral voor stoffen met een groot aantal mederegistranten, wat de werkbelasting aanzienlijk verhoogt.

Hoe kan het terugbetalingssysteem worden vereenvoudigd?

Speciale algoritmen die automatisch berekenen en nauwkeurige, betrouwbare resultaten leveren, kunnen de naleving van het terugbetalingssysteem versnellen en de processen vereenvoudigen. LoA-Pro is een uitgebreid softwarepakket met een geoptimaliseerd terugbetalingssysteem dat met elk berekeningsscenario werkt en nog veel meer. LoA-Pro voert de terugbetalingsberekeningen namens u uit en berekent in elke stap de actuele prijs correct en betrouwbaar.

Terugbetaling met LoA-Pro
Traditioneel terugbetalingssysteem
  • De actuele vergoeding wordt automatisch voor elk nieuw lid berekend en het betrokken lid ziet zijn kosten via het systeem.
  • Terugbetalingen worden automatisch en gelijktijdig in elke fase berekend.
  • Terugbetalingen voor ieder lid worden in het systeem geregistreerd; bedragen en statussen zijn eenvoudig raadpleegbaar.
  • Informatie over de terugbetalingsstatus wordt, net als in elke andere fase van het systeem, via automatische e-mails aan de leden verstrekt.
  • De kostenberekening wordt uitgevoerd voor een bepaalde periode en is geldig voor de respectieve tonnagebanden. Tijdens deze periode gelden de vastgestelde vergoedingen voor alle leden die hun proces willen voltooien.
  • Aan het einde van de periode worden de terugbetalingen berekend op basis van het aantal leden en hun tonnages. Vervolgens worden de terugbetalingen aan de leden uitgevoerd.
  • Voor elke nieuwe periode wordt het proces opnieuw gestart met een nieuwe kostenberekening.
  •  

Neem nu contact met ons op om te profiteren van de voordelen van LoA-Pro.